CRM: die Definition in einem Satz
Ein CRM-System ist eine Software, in der ein Unternehmen Kundendaten, Kommunikation und Verkaufschancen zentral speichert, damit alle Beteiligten jederzeit wissen, wo sie mit einem Kunden stehen und was als Nächstes zu tun ist.
Im Kern beantwortet ein CRM drei Fragen: Wer sind meine Kunden? Was haben wir mit ihnen besprochen? Was ist der nächste Schritt?
Die typischen Funktionen eines CRM
| Funktion | Wofür sie gut ist |
|---|---|
| Kontakt- und Firmenverwaltung | Alle Kundendaten an einem Ort statt in Listen und Postfächern |
| Chronologie / Aktivitäten | Gespräche, Mails und Notizen nachvollziehbar für alle |
| Vertriebspipeline | Verkaufschancen nach Phasen sortiert, oft als Kanban-Board |
| Aufgaben und Wiedervorlagen | Erinnerungen an das Nachfassen und an Termine |
| E-Mail-Integration | Kundenmails direkt beim Kunden statt nur im Postfach |
| Auswertungen | Umsatz, Abschlussquoten und Pipeline-Wert auf Knopfdruck |
| Import und Export | Bestehende Listen übernehmen und Daten mitnehmen |
Kontakt- und Firmenverwaltung
- Wofür sie gut ist
- Alle Kundendaten an einem Ort statt in Listen und Postfächern
Chronologie / Aktivitäten
- Wofür sie gut ist
- Gespräche, Mails und Notizen nachvollziehbar für alle
Vertriebspipeline
- Wofür sie gut ist
- Verkaufschancen nach Phasen sortiert, oft als Kanban-Board
Aufgaben und Wiedervorlagen
- Wofür sie gut ist
- Erinnerungen an das Nachfassen und an Termine
E-Mail-Integration
- Wofür sie gut ist
- Kundenmails direkt beim Kunden statt nur im Postfach
Auswertungen
- Wofür sie gut ist
- Umsatz, Abschlussquoten und Pipeline-Wert auf Knopfdruck
Import und Export
- Wofür sie gut ist
- Bestehende Listen übernehmen und Daten mitnehmen
Vorteile für kleine Unternehmen
- Weniger vergessene Angebote: Jeder Deal hat einen nächsten Schritt mit Datum.
- Unabhängig von einzelnen Köpfen: Urlaub oder Krankheit bremsen den Kundenkontakt nicht aus.
- Schnellere Antworten: Wer anruft, findet in Sekunden die Historie.
- Bessere Entscheidungen: Du siehst, welche Kunden, Quellen und Angebote funktionieren.
- Professioneller Auftritt: Kunden merken, wenn man sich an das letzte Gespräch erinnert.
Welche Arten von CRM gibt es?
Fachleute unterscheiden oft zwischen operativem CRM (Vertrieb, Kontakte, Aufgaben im Alltag), analytischem CRM (Auswertungen und Kennzahlen) und kommunikativem CRM (Kanäle wie E-Mail und Telefon). Für kleine Teams verschwimmen diese Grenzen – wichtig ist, dass der Alltag funktioniert.
Ein zweiter Unterschied ist der Betrieb: Cloud-CRMs laufen im Browser und werden vom Anbieter betrieben, On-Premise-CRMs installierst du auf eigenen Servern. Für kleine Unternehmen ist die Cloud meist einfacher, weil Updates, Backups und Sicherheit beim Anbieter liegen. Achte dabei auf den Serverstandort – mehr dazu im Ratgeber DSGVO und CRM.
Wann lohnt sich ein CRM?
- Mehr als eine Person spricht mit Kunden
- Du schreibst regelmäßig Angebote und musst nachfassen
- Kundeninfos stecken in Excel, Postfächern und Notizzetteln
- Du willst wissen, wie viel Umsatz in den nächsten Wochen realistisch ist
Trifft das zu, lohnt sich ein schlankes CRM fast immer. codea CRM ist für genau diese Situation gebaut – für kleine Unternehmen und Selbstständige, mit festem Teampreis von 49 € im Monat für bis 5 Nutzer.
Zuletzt aktualisiert am · Ratgeber von codea CRM